January 11th, 2010 at 03:52am
Under Uncategorized
การใช้ทะเบียนธุรกิจแปลเอกสาร (repository)
เสนอกลไกที่ช่วยให้แต่ละองค์กรแปลเอกสารสามารถค้นหาซึ่งกันและกันได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ และการกำหนดเงื่อนไข และข้อตกลงเป็นคู่สัญญาทางการค้า ระหว่างกัน ได้แก่การใช้ทะเบียนธุรกิจ (repository) ร่วมกัน ซึ่งแต่ละองค์กรจะลงทะเบียน และเข้ามาค้นหา บริการทางธุรกิจโดยผ่าน ข้อมูลรายละเอียด (profile) ของบริษัทคู่ค้า การใช้ “เงื่อนไขของข้อตกลง” (Collaboration Protocol Agreement: CPA) เพื่อกำหนดข้อตกลงระหว่างกันทางธุรกิจเมื่อ มีฝ่ายใดร้องขอ หรือต้องการให้มีข้อตกลงทางธุรกรรมอย่างเป็นทางการระหว่างกัน การใช้ “ทะเบียนธุรกิจ” (Repository) ในการแสดง company profiles, business process model และ message structures
By franchise2t
January 11th, 2010 at 03:51am
Under Uncategorized
ตัดสินใจอย่างไรว่าแปลเอกสาร
ปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าแปลเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทำลายทิ้ง สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ ความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น 5 ประการ คือ
1) คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น ซึ่งจะนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
2) คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารประเภทนี้มักได้แก่ ระบบคำสั่งคู่มือ การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ ๆ ไป
3) คุณค่าทางวิจัย ได้แก่ ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
4) คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์ เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว
5) คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป รวมทั้งคำปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี
By franchise2t
January 11th, 2010 at 03:50am
Under Uncategorized
แปลเอกสารที่ไม่มีประโยชน์
การทำลายเอกสาร แปลเอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือเาหรือโดยวิธีอื่น ๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย มีข้อพิจารณาดังนี้
1) เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
2) เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก
3) แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร
By franchise2t
franchise2t